No importa cuánta experiencia tengas o cuán preparado estés, siempre aparecerá ese momento peliagudo, completamente fuera de lugar, trabajando en el impredecible mundo de la planificación de eventos.

Desafortunadamente, girar platos y lidiar con lo inesperado es la naturaleza de este trabajo, pero también es lo que lo convierte en una carrera emocionante. Nunca se sabe qué nuevo desafío traerá cada día. Si bien no siempre podrás evitar los problemas, la clave está en la manera cómo lidias con ellos cuando ocurren.

Aquí hay 10 momentos “dolorosos” que cada administrador de eventos habrá experimentado en algún momento u otro, y cómo enfrentarlos.

1. Hay un problema de último minuto el lugar del evento

Es el día antes de tu evento y recibes una llamada del lugar que habías elegido para llevarlo a cabo, para informarte que está inundado; tendrás que realizar tu evento en otro lugar. Te pones al teléfono para una ronda frenética de lugares alternativos y logras asegurar otro lugar, pero está al otro lado de la ciudad.

Cómo abordarlo: este es un gran ejemplo de cuando tener la venta de boletos en línea para tu evento (incluso eventos gratuitos) es útil. En lugar de intentar desesperadamente enviar mensajes y esperar que suficientes asistentes lo vean a tiempo, tener una lista de asistentes registrados te permitirá enviarles un correo electrónico a todos con solo tocar un botón.

2. Hay un gran trastorno con el transporte

El clima cálido, los aguaceros torrenciales, las fallas en la red, accidentes en las carreteras: hay tantos factores que pueden descarrilar los mejores planes de transporte.

Cómo abordarlo: si hay un retraso importante en la mañana de tu evento, hay poco que puedas hacer al respecto además de esperar que sea solucionado rápidamente y considerar reprogramar tu mejor contenido para más tarde en el día con el objetivo de evitar decepciones. También es una buena idea mantener informados a los asistentes sobre formas alternativas de llegar a su sede por correo electrónico o redes sociales.

3. Nadie aparece

Este debe ser el miedo número uno de todos los organizadores de eventos. Hasdedicado una gran cantidad de tiempo a planificar, conseguiste excelentes oradores y expositores a bordo e incluso persuadiste a un patrocinador para que respaldara tu evento: ¡lo último que deseas es un espacio vacío!

Cómo abordarlo: si no has difundido suficientemente la información sobre tu evento, es una probabilidad real. También es especialmente arriesgado con eventos que son gratuitos: si los huéspedes no han pagado el boleto y está lloviendo, es posible que prefieran quedarse en casa. Asegúratee de mitigar el riesgo de un mar de asientos vacíos mediante el control en tiempo real de boletos vendidos en Eventbrite, y lanzar una promoción de último minuto si es necesario (¡o al menos cambiar a una versión más pequeña del espacio para el evento si los números no se ven bien!). Para eventos gratuitos, considera agregar hasta un 30-50% de “grasa” adicional al cupo de la lista de invitados, para cubrir la cantidad gente que no se presente.

4. Asisten demasiadas personas

Menos incómodo que nueve personas traqueteando en un gran auditorio, pero aún así es estresante cuando tu evento resulta ser más popular de lo que se había esperado. Tienes asistentes atestados en sesiones como sardinas en una lata, y colas para los guardarropas y baños, que dan la vuelta a la cuadra.

Cómo abordarlo: como si no tuviera suficientes invitados, si estás aceptando registros de eventos y supervisando activamente tus registros, debes tener tiempo suficiente para trasladarte a un lugar más grande para hacer frente a la demanda. También puedes limitar las entradas y crear una lista de espera para que la gente sepa que esperas una gran concurrencia. Si se trata de un evento gratuito y el espacio tiene un cupo limitado y hay una fila de gente afuera, el personal de acceso al evento tiene contadores y anuncian una política de acceso por orden de llegada

5. Un orador cancela

Todavía te estás felicitando a tí mismo por asegurarte un orador VIP de renombre cuando te enteras de que no podrá asistir. Algo ha surgido, que es mucho más importante y, por supuesto, lo entiendes, ¿verdad? Excepto que has generado muchísima anticipación promocionando la presencia de este orador y sabes que la gente se sentirá decepcionada. ¿Cómo preparas a tu reemplazo de último momento para que no lo abucheen en el escenario? ¿Qué pasa si la gente pide que le devuelvan su dinero?

Cómo abordarlo: comuníquese con sus asistentes, no los deje en la oscuridad y espere que no les importe una vez que lleguen. También es una buena idea tener una política de reembolsos para que esté preparado para enfrentar a los asistentes decepcionados. Si te avisan con suficiente tiempo, puedes considerar solicitar una pre-grabación del discurso para presentar en tu evento junto a tu nuevo orador.

6. Un orador cruza la linea

“¡¿Qué acaba de decir?!”Tu presentador se salió del tema, lanzó una diapositiva sorpresa, se les escapó una mala palabra o pronunció un término o punto de vista por lo demás ofensivo. Puedes ver el impacto en las caras de las personas y los periodistas garabateando en sus cuadernos.

Cómo abordarlo: tienes dos opciones: decidir si dejas que continúe, o cortar el micrófono y entrar tú con una disculpa. Sabes que tu evento va a llamar un poco la atención por esto, pero probablemente no en el buen sentido. Tener un control sobre los datos de tu evento y la demografía de la audiencia también es una buena manera de mitigar este problema. Si puedes proporcionarle a tu presentador una buena idea de a quién le está haciendo la presentación y por qué están asistiendo, hay menos posibilidades de que diga algo que pueda ofender a ese grupo.

7. Los equipos audiovisuales o la portátil no funcionan

Esta es una de las situaciones más comunes que más inducen pánico en los administradores de eventos. Cuando los ‘gremlins’ se meten con la tecnología, pueden causar un sinfín de problemas. En el mejor de los casos, tu evento se ve mal organizado cuando andas enojado y preocupado por 10 minutos tratando de ponerlo todo en marcha y, en el peor de los casos, la sesión casi se arruina cuando el orador grita para ser escuchado y trata desesperadamente de recordar los detalles de tablas y gráficos de las imágenes faltantes.

Cómo abordarlo: como cualquier buena presentación, ¡el ensayo es la clave! Los recorridos por el lugar con mucho tiempo para abordar problemas de último minuto y evaluar la calidad de cosas como los equipos audiovisuales y la iluminación te ayudarán a estar preparado. Tener muchos conectores y adaptadores tanto para Mac como para PC en tu caja de herramientas para eventos siempre es una buena idea (¡tampoco puede faltar un buen cable de extensión!). Idealmente, si tienes presentaciones, todas deberían enviarse antes del evento para ejecutar una única computadora portátil (probada, aprobada y cargada).

8. Un patrocinador se queja

Estuviste emocionado de tener un patrocinador a bordo para tu evento, pero ahora quieren su tajada. No están contentos con la participación, están decepcionados con el calibre de los asistentes, pensaron que tendrían más tiempo en el escenario para hablar sobre su compañía, su logotipo no es lo suficientemente grande, no se dieron cuenta de que la empresa x estaría presente… hay muchas formas en las que un evento pueda decepcionar a un patrocinador.

Cómo abordarlo: lidiar con un patrocinador disgustado mientras estás en medio de tu evento es tan agradable como recibir un disparo en la cabeza, pero debes hacer tu mejor esfuerzo para apaciguar y salvar la relación. Administrar las expectativas desde el principio siempre es lo ideal, al igual que contar con un acuerdo de evento en el momento de negociar acuerdos de patrocinio. Si ambos tienen una comprensión clara de lo que sucederá en el día y un acuerdo por escrito de cosas como colocación de patrocinio y discursos, etc., se reduce el riesgo de patrocinadores gruñones. Si todo lo demás falla, considera formas en que puedas compensarlo, como una oferta posterior al evento en tus comunicaciones por correo electrónico, de modo que aún sientan que están obteniendo valor.

9. Está lloviendo en tu evento al aire libre

Ah, el clima. Los organizadores de Melbourne especialmente pueden relacionarse con esta situación. Siempre se debe esperar lluvia, ¡pero no se puede celebrar una fiesta de barbacoa de verano en una sala de conferencias!

Cómo abordarlo: tener un plan de clima húmedo y comunicarlo a los asistentes desde el principio. Si hay una espacio interior de contingencia disponible, avísale a la gente para que todavía se presente. Si necesariamente debe ser al aire libre, infórmale a la gente dónde pueden encontrar actualizaciones acerca del evento en caso de cancelaciones y qué hacer en caso de mal clima. ¿Podrán pedir un reembolso, o reprogramarás para otro día? Decidirte por adelantado te ahorrará dolores de cabeza más adelante.

10. La mitad de tus voluntarios no aparecen

Todo está sobre la mesa y tienes un gran grupo de entusiastas voluntarios alineados para ayudarte en tu gran día… hasta que, ¡la mitad de ellos decide no presentarse!

Cómo abordarlo: ¡Incluso si ofreces grandes ventajas, como la entrada gratuita al evento más vendido, el hecho es que los voluntarios no están obligados a presentarse y no pueden ser despedidos por su insubordinación! Al igual que los asistentes a los eventos gratuitos, es una buena idea permitir que haya más personas de las que necesita en el día. Las posiciones que no pueden dejarse vacantes deben ser ocupadas por personal pagado para garantizar que no estés volando solo. También es una buena idea preguntarles a los vendedores y socios del evento qué cantidad de personal asistirá ese día para asegurarse de que no necesiten escatimar recursos escasos en otras personas que no estaban preparadas.

Ahora que estás preparado para cualquier cosa, podemos ayudarte a comenzar con tu próximo evento. Organiza tu evento con Eventbrite, aquí.