Organizar eventos es un trabajo estresante y a medida que tu asistencia crece, es menos probable que puedas hacerlo solo. Pero hacer crecer tu equipo también puede ser estresante, especialmente cuando ya tienes un millón de cosas que manejar. ¿Cuál es la clave para que el proceso de contratación sea lo más eficiente y rápido posible? Comienza por tener a mano lista de preguntas para la entrevista que facilitará encontrar al próximo miembro de su equipo.

Aquí hay 20 preguntas de entrevistas puede hacerles a tu próximo candidato para coordinador de eventos, agrupadas por conjunto de habilidades que incluyen administración del tiempo, manejo del estrés, presupuesto, medición del éxito y tecnología.

1. Gestión del tiempo

Cuando eres un profesional de eventos, nunca hay suficientes horas en el día. Preguntas sobre la administración del tiempo te ayudarán a comprender cómo el candidato aborda su carga de trabajo como coordinador de eventos y cómo prioriza las tareas para mantenerse productivo. Antes de sentarte en la entrevista, tómate un momento para hacerte estas preguntas, no hay respuestas correctas, pero sí debes asegurarte de que tu candidato sea compatible con el equipo.

Preguntas que puedes hacer:

  • ¿Cómo priorizas tu tiempo?
  • ¿Qué herramientas usas para mantenerte organizado?
  • Al iniciar un nuevo evento, ¿Cuáles son los primeros pasos?
  • ¿Alguna vez has manejado más de un evento a la vez?
  • ¿Completaste ambos eventos con éxito y, de ser así, cómo?

2. Manejo del estrés

No quieres que un nuevo miembro del equipo se quiebre bajo presión. Entonces, ¿cómo maneja tu candidato el estrés? Estas preguntas te ayudarán a determinar su nivel de auto-conciencia, cómo manejan el conflicto y si pueden mantener la calma cuando las cosas no salen según lo previsto.

Preguntas que puedes hacer:

  • Cuéntame acerca de un momento en el que tienes que acomodar un cambio de último minuto. ¿Qué hiciste y quién estuvo involucrado?
  • ¿Qué haces cuando te sientes estresado?
  • ¿Cómo lidias con múltiples plazos?
  • Cuénteme acerca de un momento en que tuviste que lidiar con un cliente/proveedor difícil. ¿Cuál fue el resultado?

3. Presupuesto

Los presupuestos de los Eventos son una de las partes más frustrantes de ser un planificador de eventos, y la que pueden hacerlo triunfar o destruirlo. Es posible que no necesites una especialización en contabilidad, pero sí necesitas a alguien que pueda controlar tus gastos, negociar con los proveedores y tomarse en serio su presupuesto.

Preguntas que puedes hacer:

  • ¿Alguna vez has superado el presupuesto? ¿Cómo lidiaste con eso?
  • ¿Cómo has negociado con patrocinadores, proveedores y socios para tener más espacio en el presupuesto?
  • ¿Qué herramientas usas para administrar tu presupuesto?

4. Medir el éxito

El éxito del Evento puede significar diferentes cosas para diferentes personas. Para ti, puede significar alcanzar un total de acreditados u objetivo de ingresos. Para tus patrocinadores o socios, el éxito puede significar un retorno tangible de su gasto. Y para tus asistentes, el éxito significa una gran experiencia.

Tu coordinador de eventos debe ser capaz de comprender los objetivos de alto nivel de tu evento y trabajar para lograr el éxito a medida que lo define.

Preguntas que puedes hacer:

  • ¿Cómo mides el éxito de tus eventos?
  • ¿Utiliza datos cualitativos o cuantitativos?
  • Describe tu experiencia de planificación de eventosmás exitosa. ¿Cuáles fueron tus objetivos y qué hiciste que lo hicieron tan exitoso?
  • ¿Qué crees que hace un evento un buen evento?

5. Herramientas, noticias y tecnología

Es importante que los profesionales de eventos estén actualizados sobre las últimas tendencias y herramientas de la industria. Los miembros del equipo conocedores de la tecnología serán más efectivos, requerirán menos capacitación y harán tu vida más fácil. A continuación, te indicamos cómo saber si el candidato está actualizado con la tecnología más reciente.

Preguntas que puedes hacer:

  • ¿Qué tecnología/software para eventos usas/prefieres ahora?
  • ¿Qué nueva tecnología para eventos te entusiasma probar?
  • ¿Qué tecnología de marketing usas para promocionar eventos?
  • ¿Cómo gestionas tus redes sociales, publicidad y campañas de correo electrónico?
  • ¿Cómo te mantienes actualizado con la industria de eventos?

Haz que tu equipo sea más productivo

A medida que tu equipo de eventos crezca, la productividad y la eficiencia serán cada vez más importantes, así que asegúrate de utilizar tecnología simple e intuitiva para respaldar tu evento. Descubre cómo configurar tu próximo evento con Eventbrite aquí.