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Evita el caos en el Festival de Música de Destino con esta lista de verificación

Los festivales de destino llevan la gestión de eventos a un nuevo nivel, a veces insano. Logísticamente caótico, la cantidad de piezas móviles puede ser vertiginoso. Pero cuando se hace bien, estos festivales le dan a los fanáticos una experiencia sin igual que vale cada gota de sangre, sudor y lágrimas.

Vender boletos para un festival de destino no es fácil, y también es solo el comienzo. La parte realmente difícil es hacer que el sueño se haga realidad. A menos que logres todos los detalles, estás comprometiendo la experiencia y poniendo tu reputación en riesgo. Y si haces bien tu trabajo, tus asistentes no tendrán idea del arduo trabajo que hay detrás de escena.

Afortunadamente, no tienes que volver a inventar la rueda: puedes aprender de los triunfos (y las metidas de pata) de otros festivales de destino. Sigue leyendo para recibir consejos profesionales de los festivales de destino.

“El primer error que cometen la mayoría de los festivales es contratar gente de mercadotecnia bastante buena, entusiasmar a los asistentes... y luego hacer una entrega insuficiente.”

– Julian Prince, Fundador, SXMusic

01.

Elige un lugar que atraiga a los fanáticos y pueda apoyar tu festival

“¿Este lugar tiene la infraestructura que necesitamos? ¿Cómo afectará a los locales? Los vuelos, el transporte terrestre, las carreteras... ¿son seguros? ¿Hay poca corrupción y policía confiable?”

– Ryan Kruger, presidente del RKET Group

Los festivales de destino son de partes iguales la experiencia musical y el escape de vacaciones. De hecho, el lugar es tan atractivo como su alineación. Pero si has escogido un lugar que es demasiado remoto o logísticamente difícil, la ubicación por sí sola no compensará los alojamientos inadecuados o las dificultades técnicas que podrían arruinar el espectáculo.

Al buscar un lugar, pon el transporte y la infraestructura al principio de tu lista. Si el lugar puede manejar tus necesidades, solo entonces deberías pensar en la estética general de tu festival.

Y, por supuesto, tus fanáticos deben ser lo primero. "¿Estás donde la gente quiere divertirse, independientemente del entretenimiento?", Dice Dan Berkowitz de CID. "Elije lugares que le llamen la atención a las personas, sin espectáculos. Eso hace que sea más fácil convencer a la gente para que asista".

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Frecuencia de los vuelos hacia tu locación

¿Hay vuelos directos desde las ciudades más comunes de tus fans? ¿Qué tan costoso o frecuente son los vuelos?

Necesidades de transporte y alojamiento

¿Hay suficientes autopistas y hoteles para que los fanáticos se muevan por el área?

Seguridad y estabilidad del país

Presta especial atención a las leyes o requisitos de permisos que puedan afectar negativamente tu evento o a tus fanáticos.

02.

Asegura los conceptos básicos

"Cuida los aspectos básicos. Cuando lo desglosas a un nivel muy elemental, las personas comen, beben y van al baño. Todo más allá de eso es extra. Así que asegúrate de que la comida sea excelente, que las filas de los bares sean cortas, que las opciones sean abundantes y los baños estén limpios ".

– Dan Berkowitz, CEO, CID Entertainment

Puedes tener la mejor formación de la historia o las experiencias más exclusivas y específicamente planeadas para tus fans. Pero si no satisfacen sus necesidades básicas, la gente abandonará tu evento, recordando lo negativo y quejándose de ello en redes sociales. No deseas ser el festival de destino más comentado solo por atraer titulares debido a los descuidos decepcionantes.

Por lo tanto, una vez que hayas seleccionado tu sitio, no pierdas el tiempo: asegúrate de tener habitaciones ordenadas, una gran variedad de vendedores de comida reservados, barras suficientes para mantener las filas cortas, y un buen número de baños para los asistentes.

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Variedad de hospedaje

Si te estás asociado con un hotel, asegúrate de negociar una tarifa especial en nombre de tus admiradores. Si ofreces tu propio hospedaje a través de campings u otro método, asegúrate de tener todos los permisos necesarios.

Señalización

Instala suficiente señalización en todo el sitio del festival para dirigir a las personas a los baños, cajeros automáticos, depósitos de agua, alojamiento, etc.

Control de la multitud

Si es posible, crea tu mapa a escala. Esto ayudará a que la entrada y el hospedaje sean más precisos y eficientes..

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03.

Diversifica tu programación

"Cómo manejas los horarios de las personas es muy importante. Estás dictando el ritmo de sus vacaciones, y un buen festival se basa en su diversidad de programación."

– Julian Prince, Fundador, SXMusic

Les estás pidiendo a los fanáticos que gasten mucho más de lo que gastarían en un festival local y renunciar a sus preciados días de vacaciones para volar internacionalmente y asistir a tu festival. Ellos esperan que sea la experiencia de sus vidas.

Los fanáticos quieren disfrutar del destino en sí, además de la música. Agregar diversidad a tu programación realmente puede ayudarte a dar una experiencia única. Por ejemplo, ¿realizas tu evento en una isla del Caribe? Ofrece buceos, degustación de ron o una aventura en tirolesa con cámara.

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programación no musical

¿Es tu festival en la playa, o en las montañas? Asegúrate de dar tiempo de descanso a los fanáticos así como fácil acceso a todo lo que tu lugar tiene para ofrecer.

Experiencias basadas en la ubicación

Crea una experiencia que un fan solo podría experimentar en tu lugar. Por ejemplo, Dan Berkowitz de CID usa el poder de sorprender en su festival Crash My Playa en México. Después de una caminata por las cuevas en México en un festival reciente, sorprendió a los fanáticos con una actuación de Chris Stapleton.

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Haz que los fanáticos se registren rápidamente

"Las eventos pop-up en la piscina, los espectáculos secretos en cuevas: no puedes hacer esas cosas si la gente se pregunta dónde está su equipaje. Enfócate continuamente en asegurarte de que se manejen los detalles."

– Dan Berkowitz, CEO de CID Entertainment

En un festival de destino, hay infinitos detalles logísticos para considerar. Incluso aspectos básicos como llevar a la gente del aeropuerto a tu locación, o asegurarte de que su equipaje llegue a sus habitaciones, pueden ser cosas engañosamente simples de lograr. Y el check-in es una de las maniobras más difíciles de manejar.

Las listas de papel y los clics de entrada/salida son una molestia para tu equipo y tus invitados. No escatimes con el escaneo de boletos y la tecnología de check-in: el acceso se olvida cuando se hace bien, pero es desastrosa si se hace mal. Una vez que hayas elegido la tecnología que usarás, calcula cuánto tiempo les tomará a los fanáticos registrarse. Apunta a un proceso que tome unos segundos por persona..

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Estáte al pendiente del...

Check-in en el hotel

¿Es tu festival en la playa, o en las montañas? Asegúrate de dejar descansar a los fanáticos y darles fácil acceso a todo lo que tu lugar tiene para ofrecer.

Entrada al Festival y tecnología de zonificación

Considera usar tecnología de escaneo de acceso como RFID (IDENTIFICACIÓN POR RADIOFRECUENCIA) para reducir las filas y mantener a la multitud en movimiento. Esto es especialmente importante cuando tu festival tiene múltiples zonas y actividades a las que no todos los fanáticos tienen acceso.

05.

Facilita el pago

"El factor sorpresa extra no significa nada a menos que esté organizado y preparado, por lo que el primer paso en la entrega excesiva es estar hiper-preparados".

– Dan Berkowitz, CEO de CID Entertainment

Decide por adelantado cómo los vendedores aceptarán pagos en el sitio. Si usas efectivo, necesitarás un lugar seguro para almacenarlo y un sistema para administrar la conciliación, además de tener cajeros automáticos disponibles para los fanáticos. Si aceptas tarjetas de crédito, usa una tecnología de pago móvil para aumentar la seguridad y lugares con pago flexible.

Pagos más rápidos significan filas cortas y más compras, razón por la cual muchos festivales de destinos optan por pagos sin efectivo, gracias a la tecnología RFID (IDENTIFICACIÓN POR RADIOFRECUENCIA), gracias a la tecnología RFID (IDENTIFICACIÓN POR RADIOFRECUENCIA). De esta manera, tus fanáticos pueden pagar alimentos, bebidas o merchandising con un simple toque de su pulsera. Pueden agregar su información de pago al brazalete de RFID (identificación por radiofrecuencia) antes del festival, haciendo que la compra sea muy fácil.

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Tecnología que facilite comprar

Los estudios muestran que los fanáticos gastan hasta un 20% más en el sitio cuando usan brazaletes de RFID (identificación por radiofrecuencia) en vez de dinero en efectivo.

Transparencia y responsabilidad del Vendedor

Cuando los vendedores hacen pagos sin efectivo RFID, puedes ver a todos los que tocan dinero en el sitio.

Conclusión

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