Como cualquiera en la industria de eventos sabe, incluso la planificación más minuciosa no puede predecir el clima, la cancelación de un lugar o artista o, como estamos lidiando actualmente, con una pandemia global. Cuando los contratiempos inesperados hacen que tu evento sea inviable, un plan de contingencia te ayudará a decidir su próximo movimiento. Pero ¿Y si no tienes uno?

El punto es que, a pesar de tu conocimiento y experiencia, la adaptabilidad sigue siendo la habilidad más valiosa que puedes tener como profesional de eventos. Y con múltiples opciones de formato digital, puede mejorar en cualquier desafío.

Algunos lo llaman transmisión en vivo, otros lo llaman seminario web o evento virtual. Lo que importa es que se cumplan las expectativas de los participantes o, mejor aún, se superen. Sigue leyendo para saber cómo.

Ve el lado positivo de los eventos online

No sólo puedes guardar tu evento frente a medidas externas, sino que también puedes tener beneficios directos en tu nuevo formato online. Tu puedes:

  • Abrir tu evento a más personas
  • Ahorrar en gastos como viajes, proveedores y ubicaciones.
  • Usar redes sociales y chats para mantener el contacto

Determina si tu evento es adecuado para una audiencia online

Lo que funciona sin conexión en el mundo real puede no funcionar en lo virtual. Pero eso no significa que tu taller, clase o seminario web deba ser inferior. Es posible ofrecer una experiencia de calidad en cualquier formato.

La transmisión de un espectáculo o actuación en vivo sería perfecta para la experiencia digital, ya que amplía el alcance de tu evento más allá de los límites físicos y hace que los asistentes online sientan que son parte de la acción en vivo.

Por otro lado, un taller de construcción que requiere que los asistentes usen materiales físicos que no tienen, por lo que no funcionaría.

Los eventos que generalmente son foros de discusión y liderazgo, como una charla sobre cerrar la brecha salarial de género, podrían tener un valor similar en un formato online. Y si te preocupa perder los beneficios de las redes, puedes estar tranquilo. Al alentar a los invitados a participar en la sección de comentarios y chat, proporcionas un espacio para que las personas interactúen, compartan sus pensamientos y discutan el evento en tiempo real.

Elige la tecnología adecuada

Tendrás que decidir sobre la plataforma en la que transmitir tu evento en vivo o presentación online. Si deseas mostrar tu entorno local, o presentar a un artista, un servicio de transmisión de video como Facebook Live es el más apropiado.

A veces, debes adoptar una herramienta que priorice la participación del participante del evento. Para este formato, recomendamos Zoom, que permite:

  • Integrarse con plataformas de Facebook y YouTube;
  • Promueve la interacción, con chat y recursos de preguntas y respuestas;
  • Incluye la función virtual “Levanta la mano” para hablar y monitorea el interés de tu audiencia sobre tu contenido.

Obviamente, si estás buscando una experiencia perfecta de venta de boletos y venta de inscripciones, necesitarás una plataforma avanzada de venta que te permita crear una estrategia de precios y ofrecer varios tipos de boletos. Las modernas plataformas de registro y venta de boletos, como Eventbrite, facilitarán la promoción de tu evento online con integraciones de registro y marketing en Facebook e Instagram.

No ahorres en equipos de producción

Parte de la sensación de que estás allí es tener una experiencia visual y de audio perfecta. Aquí hay algunos puntos de atención para asegurar que su audiencia se mantenga comprometida:

  • Prueba tu video y audio antes del evento: puedes solucionar cualquier problema antes de que afecte la experiencia del asistente;
  • Usa una cámara y auriculares de buena calidad: la cámara de la computadora hará el trabajo, pero es importante recordar a la audiencia. Las personas asisten a eventos y reuniones en vivo por las experiencias ricas e inmersivas que ofrecen. Por lo tanto, invierte en una cámara y un micrófono de calidad para asegurarte de que tu presencia en las pantallas sea nítida y clara;
  • Asegúrate de que tu conexión sea sólida: es un verdadero fastidio si un wifi inestable hace que tu música en vivo se corte cada 3 minutos. La calidad es mejor en una conexión a Internet por cable sólida; de lo contrario, asegúrate de tener Wi-Fi que pueda repararse.

Mejora tus habilidades de presentación

Puedes ser un maestro de ceremonias experto, pero trabajar con una audiencia en vivo es muy diferente de involucrar a los participantes digitales. Considera estas tácticas para asegurar su atención:

  • Mira a la cámara: esta táctica imita la sensación personal de contacto visual. Evalúa las reacciones mirando la pantalla, pero alterna mirando la cámara para que el público sienta que realmente estás hablando con ellos.
  • Usa herramientas de participación: cuando corresponda, comparte tu pantalla, escribe contenido compartido, envía encuestas y solicita comentarios en el chat.

Administre la logística de pasar de vivir a virtual (para creadores de Eventbrite)

Ahora que sabes cómo organizar un evento online que rivaliza con tu experiencia personal e impresiona a tus asistentes, observa algunas de las cosas logísticas que deberás administrar al realizar el cambio:

  • Configuración de eventos online solamente: Personaliza los tipos de boleto y las experiencias de suscripción cuando organices un evento online para permitir una experiencia perfecta;
  • Configura un seminario web pago: Zoom y Eventbrite se han unido para hacer que este proceso sea lo más fluido posible. Crea tu seminario web de Zoom e inicia sesión en tu cuenta de Eventbrite para establecer este evento online.
  • Automatiza la mayoría de tus actividades de eventos online: usa enlaces digitales para configurar recordatorios y recursos como el acceso a materiales.

Cambia tu evento de presencial a virtual: si necesitas cambiar la ubicación del evento de una dirección física a una dirección virtual, sigue estos pasos

  1. Ingresa a tu cuenta y selecciona la opción “Gestionar Eventos” del menú principal
  2. Ve a “Información básica” en el Panel de Control del evento.
  3. Selecciona el ícono de lápiz junto a la ubicación de tu evento.
  4. Haz clic en el menú desplegable “Ubicación” y selecciona “Evento online”. Luego sigue los pasos para crear una página de eventos de transmisión online.

Hay algunos pasos adicionales a tener en cuenta al cambiar tu evento presencial a un evento online.

  • Asegúrate de comunicar los cambios a tus asistentes.
  • Cuando cambias la configuración de tu ubicación a online, Eventbrite no envía automáticamente el enlace de transmisión en vivo a tus participantes. Puedes incluir el enlace en tu correo electrónico de confirmación para los asistentes o enviarlo más tarde.

Conclusión

Organizar un gran evento no es tarea fácil. Pero con estos consejos y tu adaptabilidad, puedes ofrecer a los asistentes una experiencia online que vale la pena pagar.