Asegurar el patrocinio de un evento no es tan sencillo como solía serlo.

Un grupo de personas que respondieron a una encuesta reciente dijeron que encontrar patrocinadores era su mayor desafío, incluso más difícil que medir y evaluar el notoriamente complicado retorno sobre la inversión de patrocinio (ROI por sus siglas en inglés).

“La publicidad digital ha cambiado las cosas”, dice Joe Waters de Selfish Giving, quien ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a asegurar patrocinadores corporativos. “La abundancia de datos y análisis en el mundo digital ha influido mucho en cómo los patrocinadores miden el éxito en el mundo real”.

Los patrocinadores quieren saber que su inversión está dando resultados, pero cuantificar esos resultados podría ser difícil.

Cuando se busca patrocinio para un evento, hay cuatro áreas de interés que puedes explorar para cuantificar beneficios realistas para el patrocinador.

# 1: Datos concretos acerca de tu audiencia

Acostumbrados a la retroalimentación en tiempo real, al menor precio de venta al público y a los informes ricos en datos de la publicidad digital, los patrocinadores demandan más información que nunca para asegurar su inversión en eventos.

Lo que puedes ofrecer que las plataformas en línea no pueden, sin embargo, es información de la vida real sobre su público. Tiene una comunicación directa con los asistentes que te permite recopilar información valiosa para el patrocinador, una línea de comentarios a la que otros canales digitales no pueden acceder.

Entonces, ¿qué tipo de datos deberías proporcionar?

“Todo se reduce a conocer tu evento”, dice Katie O’Neil, gerente senior de eventos corporativos de LogMeIn. “Hay demasiados eventos que ofrecen el mismo acceso a los mismos patrocinadores. Si quieres ganar el patrocinio hoy, vas a tener que saber quiénes son tus asistentes y cómo pueden ayudarlos los patrocinadores “.

Puede recopilar información más profunda al encuestar a los asistentes de tu evento ya sea el mismo día o antes del evento a través de programas como Survey Monkey. Al encuestar a tu audiencia, puedes proporcionar información sobre aspectos como el ingreso familiar y el comportamiento de compra.

Sin embargo, lo más importante es que puedes ir más allá con elementos más específicos, como los datos demográficos del lugar de trabajo (¿son líderes de equipo? ¿Cuántas personas manejan?información personal (¿por qué asistieron a ese evento específico?) y desencadenantes emocionales como frustraciones, metas o desafíos en su vida. Agrupa los rasgos y características comunes cuando presentes estos datos para una definición más profunda de tus participantes.

Lo que haces es más que solo recopilar datos y cifras; estás construyendo una imagen completa de la vida personal del participante, con información a la que tu patrocinador no tendría acceso de otra forma, y que podría cambiar completamente su marketing personalizado.

# 2: recursos valiosos

Con este tipo de perspectiva “entre bastidores” sobre las personas que asisten a tu evento, los activos que ofreces a tu patrocinador invariablemente tendrán un mayor valor.

Los activos de marca de un patrocinador son sus herramientas de comunicación con los asistentes al evento, que les venderás para lograr tus objetivos. Estos activos pueden incluir todo, desde la colocación de un logotipo, hasta oportunidades para hablar o pases de invitado gratuitos.

Si te ha tomado el tiempo para saber quiénes son sus asistentes, podrás identificar activos más valiosos para el patrocinador que las oportunidades publicitarias tradicionales.

Por ejemplo, si tu encuesta de asistentes reveló que una abrumadora mayoría de ellos tomó la decisión final sobre las decisiones presupuestarias dentro de su negocio, los activos de tu evento valen su peso en oro. Al demostrar el valor de sus asistentes, como su audiencia deseada, puedes proporcionarle al patrocinador un ROI más tangible que otros canales.

# 3: Paquetes seleccionados

Como cualquier organizador de eventos sabe, la clave para captar patrocinadores es proporcionar opciones para su inversión. Sin embargo, un beneficio más valioso podría ser un paquete completamente seleccionado en lugar de las opciones estándares escalonadas.

El presidente y CEO de The Sponsorship Collective, Chris Baylis, llama a los paquetes de patrocinio escalonados “sobrevalorados e innecesarios”, y cree que deberían eliminarse por completo.

La mayoría de los expertos cree que los paquetes de patrocinio de oro, plata y bronce (o con cualquier otro esquema de nomenclatura) pueden ser efectivos para iniciar conversaciones. Pero todos están completamente de acuerdo en que los paquetes personalizados son clave para descubrir oportunidades más grandes y valiosas que los patrocinadores realmente desean.

“La probabilidad de que usted tenga la combinación perfecta de activos para ajustarse a los objetivos comerciales del patrocinador es efectivamente cero”, dice Baylis, alentando a los organizadores de eventos a ofrecer a los patrocinadores un “menú” de activos seleccionados que puedan elegir.

Sentir que pueden recortar cualquier activo innecesario o no deseado mejorará su sentido del valor y le transmitirá el poder de selección y, en última instancia, los resultados, a su equipo.

# 4: Seguimiento profundo

El cuarto y último beneficio que puedes ofrecer a tus posibles patrocinadores de eventos es una sesión de seguimiento honesta y perspicaz. De manera realista, aquí es donde está el valor agregado para el patrocinador, respondiendo a la gran pregunta: ¿Cómo te fue?

“Dar seguimiento a los patrocinadores después del evento es donde mucha gente tiene dificultad”, dice JoJo Gutfarb, Vicepresidente de Goodwin Group PR. “Comunicarles las victorias y pérdidas es una parte crítica de la relación”.

Asegúrate que las ideas que hayas recopilado durante el transcurso del evento sean presentadas como estadísticas fáciles de entender para tu patrocinador. Discute qué más le gustaría saber acerca de lo que le has ofrecido para el próximo evento, y si hay posibilidad de llevarlo a cabo.

Una ‘entrevista de salida’ le da a tu patrocinador la oportunidad de comunicarte su experiencia y percepción del ROI discutido. Sin embargo, también es tu señal para establecer una conexión duradera para los próximos eventos.

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