Como director de eventos o de festival, eres prácticamente un gurú de la logística. Para que tu festival o evento especial despegue, debes trabajar en innumerables detalles. Estos incluyen asegurar WiFi, el personal y la planificación de contingencia. Con suficiente planificación y preparación, puedes estar seguro de que tu festival se desarrollará sin problemas. Usa esta lista de verificación para asegurarte de estar listo para cualquier cosa.

1. Prepara tu sede para la entrada.

Para permitir que los fanáticos se estacionen, ingresen y fluyan a través de tu festival sin fallas, completa las tareas a continuación:

  • Crear un mapa del sitio detallado a escala de toda la sede
  • Crea un mapa del flujo de participantes, desde la entrada a los puntos de venta, hasta la atracción principal
  • Investigua las reglamentaciones locales y los permisos, y comunícate con el consejo local
  • Comprende los patrones de tráfico local y crea un plan de respaldo para escenarios no esperados
  • Ten un sistema para validar que los fanáticos asistan por varios días, usando brazaletes o boletos especiales
  • Configura un proceso de entrada separado para los VIP
  • Asegúrate de tener un lugar seguro para almacenar efectivo y un método probado para la conciliación de efectivo
  • Coloca tu stand de servicio al cliente justo afuera de la entrada, separado de las vías de entrada y venta, para que los problemas de último momento puedan resolverse rápidamente

2. Elije tu tecnología y personal, sabiamente

Mucho antes del día del festival, asegúrate de tener los recursos necesarios en su lugar. Marca las tareas a continuación mientras tomas decisiones sobre dos importantes tipos de recursos:

Recursos tecnológicos

  • Elije un proveedor de boletos sólido con un plataforma probada y un equipo de logística para el sitio
  • Consigue un equipo de escaneo que pueda manejar grandes cantidades de asistentes rápidamente
  • Asegura una red local, una red WiFi privada para tu equipo de boletería
  • Asegúrate de tener una fuente de alimentación directa para tu equipo y WiFi

Recursos de personal

  • Designa una taquilla o administrador de puerta que tenga experiencia en el uso de tecnología para eventos
  • Crea una estrategia de entrada para la mayor cantidad de check-ins
  • Asigna trabajos específicos (colocación de brazaletes, verificación de ID, etc.) a cada miembro del personal para acelerar las cosas y evitar confusiones
  • Designa un custodio confiable para un inventario valioso como pulseras de RFID (identificación por radiofrecuencia) y pulseras VIP.

3. Ejecutar con confianza

Llegará el día en que toda tu planificación se pondrá a prueba. Mejora tus posibilidades de éxito con las siguientes acciones sobre el terreno:

  • Realiza una capacitación técnica de último minuto para el personal, antes de abrir
  • Entrega walkie-talkies a todos los jugadores clave y asigna un canal separado a cada departamento
  • Usa barreras para crear un canal de entrada que conduzca los seguidores suavemente a su punto de registro
  • Coloca a los encargados de colas al comienzo de tus filas para que griten las instrucciones a la multitud y les pidan que saquen sus identificaciones (si es necesario)
  • Prepara al personal de seguridad sobre cómo y qué buscar
  • Instala cajas de amnistía para que los fanáticos puedan deshacerse de los artículos de contrabando antes de que lleguen al punto de control de seguridad
  • Controla las métricas clave como registro, venta de boletos a asistentes, y asistencia total para que puedas ajustar tu estrategia según sea necesario

Completa estas tareas para un festival libre de problemas del que tus fanáticos harán alarde por el resto del año. Y asegúrate de apoyar a tu personal y asistentes con tecnología simple e intuitiva.

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