La pandemia mundial de coronavirus (COVID-19) está impactando el mercado de eventos. Esta incertidumbre temporal es algo que muchos organizadores de eventos están experimentando.

Nuestro objetivo es compartir las mejores prácticas de todo el mundo, ya que nuestra comunidad se enfrenta a este período desafiante.

En lugar de cancelar un evento, cada vez más organizadores aprovechan la oportunidad para posponer el evento. Esta elección no solo te ayudará a mantener tu proyecto en marcha, sino que también te dará más tiempo para evaluar y planificar una experiencia aún mejor para tu audiencia.

Aquí hay algunos consejos simples para posponer el evento, gestionar las expectativas y mantener a tu audiencia informada y comprometida:

1. Informe a tus proveedores sobre tu plan para posponer el evento

Además de la comunidad de asistentes, tus contratos y relaciones con tus proveedores de servicios se verán inmediatamente afectados por el aplazamiento del evento. Si bien es probable que ya se estén preparando para un cambio en los planes, deberás comunicarse rápidamente con ellos para analizar alternativas que sean justas para todos.

Empieza desde aquí:

  • Busca tus derechos para reprogramar o cancelar servicios: verifique tu contrato para determinar qué escenarios están cubiertos y las políticas de tus proveedores con respecto a posponer el evento;
  • Notifica lo antes posible: algunos proveedores de servicios solo permiten la reprogramación dentro de un cierto período de tiempo antes de la fecha del evento. Veinticuatro horas generalmente se considera la cantidad mínima de aviso, pero se espera un aviso previo si lo sabes antes;
  • Verifica qué cubre tu seguro: si tienes un seguro para eventos, puedes recuperar algunos de los costos adicionales incurridos como resultado de la reprogramación.

2. Informa a tus socios y oradores

Todo el equipo que haya organizado para dar una charla, realizar o activar tu evento necesitará hacer ajustes en el cronograma, por lo que cuanto más rápido puedas ayudarlos a reorganizarse, mejor.

Agrega a tu lista de tareas:

  • Informar inmediatamente a los patrocinadores, socios y oradores que necesitan viajar a tu evento;
  • Discutir las fechas alternativas preferidas para determinar la mejor opción para reprogramar;
  • Si no pueden asistir a la nueva fecha, solicita ayuda para encontrar otros socios / oradores.

3. Haz el anuncio de reprogramación

Ahora que has dejado de vender boletos nuevos, es hora de actualizar a las personas que ya han comprado boletos para tu evento. La velocidad y claridad con la que comunicas los cambios reforzará el compromiso con los asistentes y aumentará la confianza en tu marca.

Incluye lo siguiente:

  • El motivo del cambio;
  • La nueva fecha del evento;
  • Un enlace a tu política de reembolso;
  • Cómo obtener atención al cliente.

Consejos profesionales para organizadores de Eventbrite:

 

  • Sigue esta guía paso a paso para mantener tu página del evento activa después de que el evento se haya pospuesto.

 

Aquí hay un ejemplo para que te inspires:

Estimado [NOMBRE DEL PARTICIPANTE],

Debido al [CONCILIO / DECRETO LOCAL, REGIONAL o NACIONAL] relacionado con el reciente brote de coronavirus (COVID-19), decidimos reprogramar nuestro evento. El [NOMBRE DEL EVENTO] se pospondrá a [FECHA DEL NUEVO EVENTO] en [NUEVA UBICACIÓN].

Mientras reprogramamos el evento, alentamos a todos a seguir las pautas de la Organización Mundial de la Salud (OMS) y las autoridades locales de salud pública, y esperamos verte en los próximos eventos.

Sinceramente

[FIRMA]

[CONTACTO]

Una vez que hayas establecido una comunicación sólida, anuncia el aplazamiento en todos los canales promocionales posibles, incluidos:

  • Correo electrónico: comunícate con todos los que compraron boletos / inscripciones para actualizarlos sobre el aplazamiento del evento;
  • Plataforma de venta de boletos: si tu plataforma incluye mensajes a suscriptores, aprovecha esto como una herramienta de difusión eficiente. Eventbrite ofrece mensajes en la plataforma que te permiten actualizar invitados y programar envíos por email;
  • Publicaciones en redes sociales: está atento y responde a los comentarios en las redes sociales prestando especial atención al hashtag de tu evento. Ten en cuenta las menciones al evento para responderlas y considera contactar a los usuarios en particular para responder a cualquier queja pública;
  • Socios de difusión: así como tus socios ayudan a compartir tu evento con nuevas audiencias, también sirven como un medio para comunicar cambios y actualizaciones sobre el evento.

Consejo profesional para todos los organizadores de eventos: comunícate de acuerdo con la urgencia de la situación. Si estás comunicando un cambio a un evento que tendría lugar dentro de los tres días o menos, considera una declaración oficial en canales que no sean las redes sociales y el correo electrónico. El correo electrónico y una publicación en las redes sociales serán suficientes para los eventos que tendrían lugar en una fecha posterior. Evalúa la capacidad de tus socios de difusión para propagar la información sobre tu aplazamiento.

4. Actualiza la página de tu evento

Ahora que has atendido a tus asistentes y gestionado las expectativas, actualiza las páginas de tu evento con los cambios. Posponer el evento puede costarte la pérdida de algunos asistentes, pero ahora tienes tiempo para vender más boletos para la nueva fecha.

Monitorea el número de asistentes que han solicitado reembolsos y nuevos asitentes para actualizar la logística del evento con un número exacto de personas esperadas.

Consejo profesional para organizadores de Eventbrite: aprovecha nuestra solución y actualiza tu configuración de compra / registro para que el proceso sea lo más sencillo posible.

5. Describe y comparte preguntas frecuentes

La forma más fácil de suavizar la reacción de los fans molestos es aclarar cualquier confusión y mostrarles que tu tienes el control con las respuestas a sus preguntas. Algunos de ellos pueden ser:

  • ¿Por qué se pospone el evento?
  • ¿Dónde está la información sobre el evento reprogramado, incluidos los cambios en el lugar, los oradores, la cantidad de entradas disponibles, etc.?
  • ¿Cómo está trabajando con proveedores, socios, expositores, etc. para ayudarlos?
  • ¿Cuál es tu política de reembolso?
  • ¿A quién deben contactar para obtener más información?

Consejo profesional para organizadores de Eventbrite: publica tus preguntas frecuentes directamente en página del evento en Eventbrite.

6. Involucra a tus asistentes online

Para maximizar la participación incluso con la reprogramación, atrae a tu audiencia online. 

Mantén un ritmo constante de comunicación para que no olviden las nuevas fechas y permanezcan comprometidos, a pesar del cambio.

Algunas ideas:

7. Deslumbra luego de posponer el evento

El aplazamiento de tu evento ofrece la oportunidad de volver más fuerte y más impactante en la nueva fecha. Se creativo al pensar en formas en que puedes agradecer a tu audiencia por quedarse contigo. Algunas cosas a considerar:

  • Dar descuentos en el próximo evento a aquellos que se registraron antes de que el evento fuera pospuesto;
  • Ofrece una bebida gratis a las personas que se inscribieron a pesar de los planes cambiantes;
  • Agradece a los leales asistentes en tu próximo evento con asientos reservados;
  • Únete a tu patrocinador para proporcionar kits VIP a las personas afectadas por el cambio.

Recuerda…

Reunirse es esencial para los seres humanos. Ya sea para una presentación en vivo de su artista favorito, o para hacer contactos con otros profesionales de la industria, los eventos juegan un papel crucial en nuestro sentido de pertenencia.

Cuando circunstancias fuera de tu control te obligan a posponer el evento, recuerda que tu eres la razón por la que la gente quería reunirse. Y la pasión, dedicación y habilidades que te convirtieron en un organizador de eventos mejorará tu comunidad.